指南
前台没人时，汽车旅馆怎么接晚到的客人
更新于 · HotelOne
简要回答
前台没人时接晚到的客人，最稳妥的办法是在客人到店前就给他一个只属于他的进门方式——只在住期内有效的门码，或者自助入住机上的房卡——再留一个远程开门的后手，应付门码出问题的那位客人。公共钥匙箱、「请拨打这个号码」的牌子，前期省事，代价是安全和你值班的夜晚。
为什么晚到是汽车旅馆的老问题
汽车旅馆的客人大多在路上。订了「下午 2 点后入住」的客人，可能开了一整天车晚上 9 点才到，也可能航班延误、再租车开过来，凌晨 1 点才到。大部分汽车旅馆只有一两个人在打理，于是每来一位晚到的客人，要么有人守着前台，要么有人被叫起床。
目的不是把客人「自动化」掉，而是确保客人能自己进门——并且你知道他已经进去了。
深夜让客人进门的五种做法
| 做法 | 怎么运作 | 要注意什么 |
|---|---|---|
| 钥匙箱 | 房间钥匙放在门口的密码箱里，把箱子密码发给客人 | 箱子密码就那么几个，反复使用；钥匙拿走了还得收回来；谁开过箱子没有记录 |
| 打电话给经理 | 门口贴个牌子，写上到店后拨打的手机号 | 每天晚上都得有人待命；你开车过去的这段时间，客人在门外等 |
| 一张订单一个门码 | 按订单生成的门码，只在入住到退房期间有效，到店前发给客人 | 需要带键盘的门锁；门码要送到客人手上，门锁也要能收下这个码 |
| 自助入住机 | 客人在大堂扫描证件、付款、取房卡 | 有硬件成本；大堂夜里要开着或者进得去 |
| 远程开门 | 员工用手机开门，或者客人打开开门链接 | 门锁要在线（网关或 Wi-Fi）；适合当后手，而不是每位客人都靠它 |
比较好的做法是两种搭配：每位客人一个门码（或自助机房卡），远程开门留给例外情况。
门码怎样才安全
- 一张订单一个码——不和别的客人共用，下一位客人也不沿用
- 只在住期内有效：入住时间到退房时间
- 发到订单上留的联系方式，确保发到订房的人手上
- 每次开门都有记录，看得出客人进没进门、几点进的
- 离线后手：门锁连不上网时，有不联网也能用的码
别给所有客人发同一个大门总密码。它永远不过期，会被转给别人，一旦泄露，在你改掉之前每个房间都有风险。
到店消息写一次就好
晚到客人遇到的麻烦，很多是找不到房间，或者不知道门锁怎么用。把所有信息放进一条消息，在到店前一天下午或当天早上发出：
- 房号，以及从停车场怎么走过去
- 门码，以及在键盘上怎么输入
- 门码几点生效、几点失效
- Wi-Fi、停车和退房时间
- 出问题时可以打电话或发短信的号码
Hi Sam, your room at Riverside Motel is 12, on the ground floor to the left of reception. Your door code is 482916: touch the keypad to wake it, enter the code, then press the unlock key. It works from 2pm on 14 Nov until 10am on 15 Nov. Wi-Fi: Riverside-Guest. Any trouble, call or text 0400 000 000.为门码不灵的那位客人留后手
就算一切都准备好了，早晚也会有客人卡在门口：门码输错了、门锁在休眠、电池没电了。事先想好那时候怎么办：
- 先核对时间：门码从订单的入住时间才开始有效
- 请客人先摸一下键盘唤醒门锁，再重新输入门码
- 门锁在线的话，用手机远程开门
- 门锁断网了，就发一个离线码
HotelOne 是怎么做的
在 HotelOne 里，门码来自订单：PMS 生成一个新门码，有效期设成这段住期的入住和退房时间，自动填进到店消息，用短信或邮件发出。客人也可以在 HotelOne 自助入住机上取房卡；员工可以在手机上的 PMS 里远程开门。每次开门都记在房间名下，低电量提醒出现在通知铃里；客人离店时，卡片回收盒会通知前台。
用 HotelOne 做自助入住第一次无人值守前的检查清单
- 每把门锁都绑定到了正确的房间
- 物业的入住、退房时间设置好了
- 到店消息在你自己的手机上测试过
- 你知道怎么远程开门、怎么发离线码
- 门锁电量都在警戒线以上
- 门上和消息里都有联系电话
常见问题
- 用短信发门码安全吗？
- 只对一张订单、只在入住到退房期间有效的门码，风险是有限的：住期一结束就失效。发到订单上留的手机号，并保留每次开门的记录。
- 客人没有手机怎么办？
- 改用邮件发门码，或者让客人在自助入住机上取房卡。
- 能提前几天把门码发给客人吗？
- 能，只要门码的有效期设成住期时间：提前几天发到客人手上，也只会在入住时间之后才能开门。