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汽车旅馆换 PMS：一步一步的检查清单
更新于 · HotelOne
简要回答
换 PMS 要顺，关键是按对的顺序搬三样东西：先是房间和房价，再是未来订单，最后是 OTA 连接——挑一个淡一点的日子，新旧两套系统并排核对过之后，再关掉旧系统。要防的风险是重复订房：在各渠道开始往新系统发单之前，每一张未来订单都必须在新系统里有、而且只有一份。
开始之前：要准备什么
- 房型、房号，以及哪些是套房或连通房
- 价格计划，以及各自怎么定价——含早、不可退、按周
- 你在用的限售：最少晚数、关房日期
- 每一家在卖的 OTA，以及你在各家的物业编号
- 全部未来订单，包括客人信息、日期、房间、价格和已付金额
- 你手上的订金和担保卡
- 支付服务商、发票信息（ABN 和发票文字）和记账软件的连接
- 门锁、制卡机，以及其它连着旧系统的设备
- 哪些员工需要账号，每人该看到什么
选切换日
挑一个淡一点的工作日，避开本地活动和学校假期，当天也没有大团到店。把日期告诉员工，最后几天尽量别在旧系统里改价。
先搬房间和房价
在新 PMS 里建好物业、房型、房间和价格计划。然后挑几天和旧系统并排对比：同一个房型，价格和限售都应该一样。
再搬未来订单——只搬一次
把每张未来订单连同房间、日期、价格和收款一起导入，然后清点：每个月的订单数和间夜数都应该和旧系统对得上。导出之后在旧系统里新增的订单要手工补录，切换完成之前把它们记在一张清单上。
接渠道
在新的渠道管理器里接好每家 OTA，把 OTA 上的每个房间映射到房型、每个价格映射到价格计划，然后推送房价和房量。继续下一步之前，挑一天改一个价，到每家 OTA 自己的网站上看一眼。
有的 OTA 在它的后台里选了新的渠道管理器就会切过来；有的还要酒店编号、用户名或密钥。连接成不成功由渠道管理器确认，给每家 OTA 留出审核的时间。
切换当天
- 旧系统停止接单
- 补录导出之后新增的订单
- 在新日历里核对今天的到店、在住和离店
- 确认各 OTA 上的房量和新 PMS 一致
- 今天到店的客人用新系统发钥匙
- 旧系统保留只读，方便查阅
切换后第一周
- 盯着每张新 OTA 订单落到日历上
- 收款和订金和旧系统的数字对账
- 跑第一份夜审、开第一张税务发票，和会计一起核对
- 记下员工觉得别扭的地方，调整设置，而不是绕着走
HotelOne 怎么帮你
最费力的部分由我们的团队来做：从你现在的系统导入房型、房价和未来订单，经 Channex 接好各渠道，切换期间 7×24 小时随时在线。HotelOne 托管在澳洲，按月付费、没有锁定合约，中英文界面都有。
为汽车旅馆准备的 HotelOne常见问题
- 换系统期间要停业吗？
- 不用。照常营业；旧系统在约定的时间停止接单，由新系统接手。
- 换了系统，OTA 上的评价和排名会没吗？
- 不会。评价和排名属于你在每家 OTA 上的房源，不属于渠道管理器；换系统只是换了由谁来发送你的房价和房量。